Некоторые советы по управлению проектами

По мере улучшения профессиональной подготовки и доступа к технологиям, руководители проектов часто разочаровываются в проекте и не готовы к успеху проекта. Так почему же так много проектов не в состоянии доставить удовольствие от работы над ними и удовлетворить ожидания?

Управление проектами –  это отдельная дисциплина планирования, организации и управления ресурсами для обеспечения успешного выполнения целей и задач проекта. Первичной задачей дисциплины является обеспечение необходимой отдачи в течение указанного рамками проекта ограничений по срокам, стоимости и качеству.

Следующие советы помогут менеджерам проектов следовать намеченной цели с постоянным упорством, не теряя позитивного настроя на завершение проекта, а также будут интересны и заказчикам, спонсорам проекта, членам проектных советов для понимания процессов и обеспечения лучшего контроля над проектом.

1. Как можно чаще совещайтесь с вашим заказчиком или советом проекта, в который обязательно должен входить ответственный представитель заказчика

Если вы сможете договориться о схеме совместной работы над проектом, чтобы осуществить все задуманное, то вы получите поддержку и участие со стороны заказчика. Разграничьте полномочия. Какие решения можете принимать вы, какие решения принимает заказчик, когда в процессе разработки проекта хотели бы принять участие представители заказчика и сколько кому полномочий нужно для выполнения той или иной поставленной задачи.

2. Управляйте ожиданиями

Возможно ли завершить проект к требуемой дате? Возможно ли это технически? Возможно ли это с финансовой точки зрения? Если не говорить заказчику об этом, то он будет ожидать от проекта все.

3. Создайте или войдите в сообщество менеджеров проектов

Может быть, вы не делали этого раньше, но кто-то уже это сделал. Обмен опытом и информацией могут оказать поддержку в вашей работе. Развивайте сеть для общения с единомышленниками, обменивайтесь опытом.

4. Разработайте и согласуйте внутри команды стандарты и процессы работы

Если вы договорились о стандартах, и следуете процессам управления рисками, управлением конфигурацией проекта, то все участники проекта должны знать об этом, прежде чем вы поставите в известность заказчика.

5. Упрощайте коммуникации

Общение лицом к лицу – это всегда наиболее эффективный способ обмена информацией, но документировать и утверждать ключевые моменты необходимо. Утверждайте то, что все участники проекта, включая заказчика, должны знать о проекте и как это в проекте должно быть представлено. Одновременно с этим не утомляйте вашего заказчика деталями проекта. Документация должна содержать необходимый минимум информации, чтобы понять и контролировать процесс разработки проекта. Документируйте и утверждайте изменения в конфигурации проекта.

6. Используйте сторонний аудит для оценки возможностей проекта и получения особого мнения о проекте в целом

Если аудитор считает, что кто-то будет недоволен проектом, и если проект не обеспечивает поставленных задач, попросите аудитора указать на ошибки.

7. Не измеряйте качество и полезность документации в количестве страниц или в килограммах

Цель всей документации - получить от заказчика решение, утверждение и понимание. Если 
целевая аудитория не читает документацию, то это плохая документация. Разрабатывайте документацию легко воспринимаемой целевой аудиторией, используйте иллюстрации, схемы, диаграммы, приводите примеры использования.

8. Всегда сообщайте заказчику о результатах и ходе выполнения работы на его языке

От заказчика вы хотите в первую очередь уверенности в том, что разработка проекта происходит в нужном направлении и задачи разработки решаются нужным образом. Во-первых, опишите потребности заказчика его выражениями. Во-вторых, используйте язык заказчика для описания принятых мер к завершению работы над проектом, и решению конкретных задач.

9. Используйте существующие технологии автоматизации надлежащим образом

С помощью современных технологий можно выполнять задачи управления намного проще, автоматизируя некоторые повседневные процессы. Однако не становитесь рабом машины. Если чувствуете, что использование автоматизированных систем управления проектами не помогает – откажитесь от них. Просто потому, что технологичный метод управления не делает этот конкретный проект лучше и для этого проекта следует избрать другой путь. Это в первую очередь вопрос о масштабе проекта. А если проектов много, то возможно объединив их в один проект, некоторые процессы можно будет автоматизировать? Задумайтесь над этим и выберете наилучший путь достижения поставленной цели.

Существует много методологий управления проектами и у каждой есть свои плюсы, минусы, а у некоторых много общего. В какой-то детально описаны процессы управления ресурсами, в другой много внимания уделяется управлению рисками. Есть общие методологии без ориентации на какую-то отдельную отрасль, есть специальные для каждой сферы. Считаю, что использование данных советов в практической работе не помешает вам, какую бы методологию вы не использовали.